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來源:不詳 | 編輯:管理員 | 發布時間:2013-01-02 | 欄目:管理培訓 |
企業如何做好合同綜合管理


市場經濟本質上是契約經濟。隨著我國市場經濟的不斷成熟,合同在企業對外經濟交往中越來越重要,合同管理在企業管理中日益突出。

      對合同當事人的資信審查合同談判前,首先應對其他合同當事人的資質進行審查,包括簽約資格、履約能力、以往的履約信譽等。如果不對其他當事人的基本情況進行了解,就倉促冒然地簽訂合同,很容易與一些信譽不好、履約能力差的單位發生經濟關系,甚至會上當受騙,導致經濟損失,嚴重影響企業的正常運轉,有時還會引發企業的全面虧損和破產。簽約前的資質審查十分重要,應該引起高度重視,將資質審查作為合同管理中一項必不可少的重要工作來做。

       資信審查主要看以下幾方面。一是營業執照,一個企業的營業執照上有該企業的注冊資金額、法定代表人或負責人的姓名、企業性質、企業地址、經營范圍等情況,這些都反映了該企業的一些基本情況。二是授權委托書,大多數合同都是企業派出的業務員承辦的,此時應讓業務員提供其法定代表人簽發的授權委托書原件。三是資產負債情況,從資產負債表和損益表中可以了解到該企業的經濟實力和經營狀況,要盡可能選擇有經濟實力、經營狀況良好的企業。四是相關業績,可以要求提供客戶評價書,有條件的最好進行實地考察。五是特許行業或特種商品的經營許可證、施工資格等級證、通信產品的進網許可證等。另外,質量體系認證書、銀行或稅務部門出具的信用證書、相關主要榮譽證書對了解合同當事人的資信情況有參考作用,但不是合同當事人必須提供的。

      對合同文本的審查談合同時,一般各方都希望用本單位草擬的文本為基礎,因為用本單位起草的文本,基本用語條款和格式大多對本單位有利,也較熟悉,談判起來就方便一些,用別的單位文本,往往比較生疏,改動量較大,有時有的單位故意將文本寫得很長,其中設置文字陷阱,稍不注意就會簽訂不利合同。

     合同是各方當事人在平等自愿、協商一致的基礎上商定的,用誰的文本為基礎談判法律沒有規定,選擇用任何一方的文本作基礎都可以,包括一些政府部門制訂的示范文本,也不是必須使用的,合同當事人可以以任何文本為基礎談判,最后形成商定文本。

      另外,文本審查應特別注意格式合同問題。

      格式合同是當事人為了重復使用而預先擬定,并在訂立合同時未與對方協商的合同。格式合同往往是一些公用企業和服務行業為了逃避責任,對廣大消費者提出不平等、歧視性的要求。為了防止格式條款的弊端,《合同法》作了一些具體規定:采用格式條款訂立合同的,提供格式條款的一方應當遵循公平原則確定當事人之間的權利和義務,并采取合理的方式提請對方注意免除或者限制其責任的條款,按照對方的要求,對該條款予以說明:提供格式條款一方免除自身責任、加重對方責任、排除對方主要權利的,該條款無效。使用格式合同較多的企業,為避免簽訂無效合同,應對一些免除自身責任、加重對方責任、排除對方主要權利的條款作一些醒目注釋,還可對以上條款,在合同文本中用選擇或填空的方式與對方協商,給對方表達意愿的機會,這樣經過雙方協商一致,就不屬于格式條款。

簽訂合同的授權與簽章手續簽訂合同是一種重要的法律行為,為了保證一個單位對外簽訂合同的合法、統一與高效,各單位都應有簽約授權的管理制度。

授權委托書中一般應有被授權人的姓名、身份,授權的事項、授權的時間和范圍,由法定代表人或負責人簽字。授權委托書的格式由合同綜合管理部門制訂。為了簡化手續,法定代表人或負責人可以一次性將某類合同授權某人簽訂,而不必就每一個合同單獨授權。被授權人必須在授權的期間和范圍內簽訂合同,不得超越授權委托書確定的期間和范圍,合同綜合管理部門應監督被授權人的簽約行為。

企業要保證簽訂的合同統一合法有效,并得到嚴格履行,可以通過使用合同專用章這一方式。在合同管理制度中規定,對外簽訂合同必須統一加蓋合同專用章,只有加蓋合同專用章的合同,企業才予以認可,這樣可避免一些部門和人員加蓋其他公章,對外簽訂合同,也可避免一些人員逃避合同綜合管理部門的監督管理。

對合同履行情況的監督檢查合同綜合管理部門監督檢查合同的履行情況,一般采取重點檢查和抽查的方式。檢查內容主要包括三方面,一要看各方是否按合同約定進度全面履行合同,督促各方嚴格履約;二要看履行過程中是否存在合同數量、工期、設計等方面的變更情況,如有變更,應履行變更簽約手續,以合同形式明確變更情況;三要看是否存在違約情況,這是監督檢查的主要工作。合同當事人任何一方違反合同約定的任何一項義務,都會導致違約情況,其中最多的是工期逾期、質量不符合約定。因為處理違約情況涉及大量法律規定,所以,合同綜合管理部門對此過程應重點監控。合同履行過程中,當事各方的往來函件、通知等文書都具有法律效力,如果發生糾紛,也是區分責任的重要證據,所以對合同履行每一環節形成的書面材料都應注意完整保存。

貴在提高責任心合同綜合管理不僅工作量繁重,而且責任重大,《刑法》第四百零六條明確規定,國家機關工作人員在簽訂、履行合同過程中,因嚴重不負責任被詐騙,致使國家利益遭受重大損失的,處三年以下有期徒刑或者拘役;致使國家利益遭受特別重大損失的,處三年以上七年以下有期徒刑。《刑法》規定這一罪刑,就是針對國有企業中負責合同管理的工作人員,包括合同綜合管理人員。

作為合同綜合管理人員,應認識到本職工作的重要責任,不斷學習相關知識,把好合同管理的每個環節,全面履行合同管理職責,以維護企業利益,促進企業健康發展

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